Třídění, verzování a oběh dokumentů ve firmě

14 říj

DMS_1

Zastaralá rigidní stromová struktura složek na síťových discích dožívá. Údržba souborových složek a vyhledávání je natolik obtížné a časové ztráty natolik velké, že firmy dnes hromadně uvažují o zlepšení v této oblasti.

Moderní DMS (document management systémy), nebo také document management software přináší tři klíčové výhody:
– možnost třídění dle třídících kritérií (metadata), bez nutnosti podřizovat se rigidní stromové struktuře s možností mnohonásobného zatřídění – používám dynamické pohledy,
– automatické verzování a řízení přístupu dle přístupových práv – vždy mám jistotu práce s aktuální verzí dokumentu,
– možnost automatizace oběhu dokumentů, nebo automatizace průběhu klíčových procesů (např. vydání směrnic, seznámení se se směrnicí, schválení faktury přijaté atp.) – workflow mě upozorňuje, případně eskaluje ještě dříve, než dojde k vážnému problému.

Návratnost v případě document management software může být blesková (například když automatizace procesů zajistí, že nedojde k opomenutí reakce na zaslanou poptávku), nebo velmi krátká (v případě časových úspor na vyhledávání a odbourání opětovné tvorby dokumentů).

Některé moderní DMS systémy je možno vyzkoušet zcela zdarma – například document management software M-Files si můžete vyzkoušet v plné verzi po dobu 30 dnů zde.

www.document-management-software.cz
www.mfiles.cz

Reklamy

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s

%d bloggers like this: